Wie es gedacht ist: Auftragsstati und Beschreibung

AORO dient zur Erfassung, Organisation, Dokumentation und Abrechnung von Auftragsleistungen eines externen Dienstleisters für fahrzeugbezogene Arbeiten im Auftrag eines Autohauses bzw. einer Niederlassung. Die Plattorm wird für den externen Dienstleister erstellt und von diesem mit seinem Kunden gemeinsam genutzt. Es können für den einzelnen Kunden bzw. deren Niederlassungen Zugänge zum System eingerichtet werden.

Über die Zugehörigkeit zu Benutzergruppen werden verschiedene Rechte für Funktionen freigeschaltet bzw. gesperrt.
Zum Start muss der AORO-Administrator die Stammdaten mindestens eines Kunden bzw. einer Niederlassung, mit sämtlichen erforderlichen Informationen erfassen:

  • Adressen
  • Abteilungen und Kostenstellen bzw. Unterabteilungen
  • Leistungsgruppen
  • Leistungen mit Preisen
  • Mitarbeiter eigen
  • Mitarbeiter Kunde
Neuer Auftrag

Ein neu erstellter Auftrag erhält den Status NEU bleibt damit in der Auftragsliste der NL.

Freigegeben

Wird der Auftag durch einen authorisierten Benutzer freigegeben erscheint er damit in der Auftragsliste des Dienstleisters.

Ist der Auftrag freigegeben kann keine Leistung mehr hinzugefügt werden.

Klärung

Klärungsfälle - in diesem Status ist es wieder möglich Leistungen zu ändern.

WIP

Ein Benutzer des Dienstleisters kann den Auftrag nun prüfen und annehmen durch setzten des Status auf WIP
oder er versetzt dem Auftrag in den Status Klärung wenn er den Auftrag nicht annehmen möchte bzw. Klärungsbedarf zur durchführung des Auftrags entstanden ist.

Fertiggestellt

Ist der Auftrag fertiggestellt erhält er den entsprechenden Status und wandert damit wieder in der NL auf die Auftragsliste der Aufträge mit Status Fertiggestellt.

Reklamiert

Fertiggestellte aber vom Kunden beanstandete Aufträge.

Quittiert

Wenn ein authorisierter Mitarbeiter der NL diesen Auftrag nun quittiert ist der Auftrag abgeschlossen, sonst kann der Auftrag in den Status reklamiert versetzt werden wenn nötig.

Erledigt

Ist die Rechnung im System erzeugt worden erhält der Auftrag den Status Erledigt.

Archiviert

Nach einem Monat werden die abgerechneten Aufträge archiviert.

Browserbasiert

Eine Anwendung für die Zielgruppe

Ein Portal für Auftraggeber und Dienstleister.

Erfassung & freigabe von Aufträgen, Dokumentation der Arbeitsschritte

Quittierung der Aufträge sowie Abrechnung quittierter Aufträge.

See in detail

Erfassung von Aufträgen

Freigabe

Freigegebene Aufträge können durch den Dienstleister angenommen und bearbeitet werden, oder zur Klärung der Leistungen zurückgestellt!

 

Auftragsbearbeitung

Fertigstellung

Nach Erledigung des Auftrags wird der Status auf "Fertiggestellt" gesetzt.

Der Auftraggeber kann nun den Auftrag begutachten und anschließend "quittieren" oder "reklamieren".

Abrechnung Aufträge

Quittiert

Vom Auftraggeber quittierte Aufträge können nun abgerechnet werden.

Dazu stehen verschiedene Verarbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Einzelrechnung je Auftrag,
  • Sammelrechnungen nach Leistungskategorie
  • Sammelrechnungen nach Leistungen
  • mit und ohne detaillierte Auftragsdaten.

 

Statistische Auswertungen

Erledigt

Durch ansprechende Digramme und Summentabellen verschaffen SIe sich schnell einen Überblick über Benutzer und Leistungsdaten.

 

Ihr Weg zur praktischen Organisation der Aufträge

Lassen Sie uns viele Aufträge gemeinsam erledigen.

Nach Login erhalten die Mitarbeiter des Dienstleisters eine Übersicht der aktuellen Aufträge in den für Sie freigeschalteten Abteilungen.

Die Mitarbeiter der Niederlassung haben Zugriff auf die Aufträge Ihrer Abteilung und können die vorhandenen Aufträge sehen und bearbeiten und ggf. einen neuen Auftrag anlegen. Niederlassungsmanager haben erhöhte Zugriffsrechte, die nach individuellen Kundenwünschen zugewiesen werden können.

Die Anlage eines Auftrags beginnt mit dem Fahrzeug. Zunächst wird das Fahrzeug anhand der letzten 7 Stellen der Fahrgestellnr. gesucht, falls bereits erfasst, wird das Fahrzeug und die bereits an dem Fahrzeug duchgeführten Aufträge angezeigt. Ein "neuer" Auftrag für das Fahrzeug kann von hier aus gestartet werden.

Kostenstelle auswählen, Standort derzeit und Zielstandort können erfasst werden, dann können die durchzuführenden Leistungen gewählt werden, ggf. auch eine Zuordnung zu einem KFZ-Teil sind möglich.

Durch setzten des Status auf "Freigegeben" erscheint dieser Datensatz als neue Auftragsanfrage beim Dienstleister.

Dieser kann den Auftrag durch setzen des Status auf "WIP" annehmen, oder er hat Rückfragen - dann wird der Status auf "Klärung" gestellt (dabei muss ein Kommentar erfasst werden, der Aufschluss über den Grund der Klärungs gibt.

Nun erhält der Mitarbeiter-Auftraggeber eine Mail mit der Info, dass bei dem Auftrag Klärungsbedarf besteht. Dieser kann dann den Auftrag ggf. korrigieren und wieder in den Status zur Annahme durch den Dienstleister übergeben.

Erforschen Sie die Möglichkeiten

Von der Erfassung eines neuen Auftrags, bis zur Abrechnung, alles in einem System.

  • Zeitersparnis und Übersichtlichkeit
  • Mandantenfähig
  • Exportmöglichkeiten zur Datev Buchhaltung
  • ZUGFERD konforme PDF Rechnung

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